Mencatat pemasukan dan pengeluaran secara rutin membantu pelaku UMKM mengambil keputusan bisnis yang lebih tepat. Berikut langkah sederhana memulai pencatatan keuangan usaha.
Banyak pelaku usaha pemula merasa pencatatan keuangan adalah pekerjaan rumit yang hanya dibutuhkan perusahaan besar. Padahal, catatan sederhana yang dilakukan dengan konsisten sudah cukup untuk mengetahui apakah usaha benar-benar untung, ke mana uang mengalir, dan kapan waktu yang tepat untuk menambah modal atau stok.
Mengapa Pencatatan Keuangan Penting
Tanpa catatan, pelaku usaha cenderung menilai kondisi bisnis dari uang yang ada di tangan. Cara ini sering menyesatkan, karena uang di laci atau rekening belum tentu keuntungan — bisa saja sebagian adalah modal, titipan, atau uang yang sebenarnya sudah harus dibayarkan ke pemasok.
Catatan keuangan juga menjadi bekal ketika usaha mulai berkembang. Saat mengajukan pembiayaan, misalnya, lembaga keuangan umumnya ingin melihat gambaran pemasukan dan pengeluaran usaha. Pembahasan lebih lanjut soal ini bisa dibaca di berita Akses Pembiayaan Menjadi Kunci Pengembangan Usaha UMKM.
1. Pisahkan Uang Usaha dan Uang Pribadi
Langkah pertama sekaligus yang paling sering terlewat adalah memisahkan keuangan usaha dari keuangan pribadi atau rumah tangga. Gunakan dompet, kotak kas, atau rekening yang berbeda untuk usaha.
Jika pemilik usaha ingin mengambil uang untuk keperluan pribadi, catat sebagai pengambilan pribadi atau tetapkan gaji untuk diri sendiri. Dengan begitu, keuntungan usaha tidak tercampur dengan belanja harian.
2. Catat Setiap Transaksi Setiap Hari
Biasakan mencatat setiap uang yang masuk dan keluar pada hari yang sama. Transaksi kecil seperti membeli plastik kemasan, ongkos kirim, atau pulsa untuk usaha tetap perlu dicatat karena jumlahnya bisa besar jika dikumpulkan dalam sebulan.
Catatan yang ditunda sampai akhir minggu atau akhir bulan biasanya tidak lengkap karena banyak transaksi yang terlupa.
3. Kelompokkan Pemasukan dan Pengeluaran
Agar catatan mudah dibaca, kelompokkan transaksi ke dalam beberapa kategori. Untuk usaha kecil, kategori berikut biasanya sudah cukup:
- Pemasukan: hasil penjualan, pembayaran dari pelanggan, pendapatan lain dari usaha.
- Bahan dan stok: pembelian bahan baku atau barang dagangan.
- Operasional: sewa tempat, listrik, air, internet, transportasi, kemasan.
- Tenaga kerja: upah karyawan atau pekerja lepas.
- Pengambilan pribadi: uang usaha yang dipakai pemilik untuk keperluan pribadi.
Dengan kategori yang jelas, pelaku usaha dapat melihat pos mana yang paling besar menyedot biaya dan mana yang masih bisa dihemat.
4. Simpan Bukti Transaksi
Nota pembelian, struk, bukti transfer, dan tangkapan layar pembayaran digital sebaiknya disimpan rapi. Bukti ini berguna untuk mencocokkan catatan ketika ada selisih, sekaligus menjadi dokumen pendukung jika suatu saat dibutuhkan.
Cara sederhananya, foto setiap nota dan simpan di satu folder khusus di ponsel, dipisahkan per bulan.
5. Hitung Laba Rugi Secara Berkala
Setelah transaksi tercatat, hitung laba atau rugi secara berkala, misalnya setiap minggu atau setiap bulan. Rumus dasarnya: total pemasukan dikurangi total pengeluaran usaha pada periode yang sama.
Dari hasil ini, pelaku usaha bisa menilai apakah harga jual sudah sesuai, apakah biaya terlalu besar, atau apakah ada produk yang sebenarnya kurang menguntungkan.
6. Pantau Arus Kas
Usaha yang untung di atas kertas tetap bisa kesulitan jika uang tunai tidak tersedia saat dibutuhkan. Hal ini sering terjadi ketika penjualan dilakukan secara tempo, sementara pembelian bahan harus dibayar tunai.
Karena itu, perhatikan juga kapan uang masuk dan kapan uang harus keluar. Sisihkan dana cadangan untuk kebutuhan rutin seperti sewa dan pembelian bahan agar operasional tidak terganggu.
7. Pilih Alat yang Paling Mudah Dijalankan
Pencatatan bisa dilakukan dengan buku tulis, lembar kerja di komputer, atau aplikasi pencatatan keuangan di ponsel. Tidak ada alat yang paling benar — yang terpenting adalah alat tersebut mudah dipakai dan bisa dijalankan setiap hari.
Bagi yang mulai terbiasa dengan layanan digital, aplikasi pencatatan dapat membantu membuat ringkasan otomatis. Berita Digitalisasi Membantu UMKM Menjangkau Pasar Lebih Luas membahas manfaat teknologi lain untuk usaha kecil.
Mulai dari yang Sederhana
Pencatatan keuangan tidak harus sempurna sejak awal. Mulailah dengan mencatat pemasukan dan pengeluaran harian, lalu tingkatkan secara bertahap. Kebiasaan kecil yang konsisten akan jauh lebih bermanfaat dibandingkan catatan lengkap yang hanya dibuat sesekali.
Bagi pelaku usaha yang ingin belajar lebih lanjut bersama peserta lain, pelatihan pengelolaan keuangan untuk UMKM juga rutin diselenggarakan di berbagai daerah, salah satunya Pelatihan Pengelolaan Keuangan UMKM.
